Sygnaliści

Zarządzenia:

bip.mzoizbarczewo.pl/pliki/Zarz%C4%85dzenie%200050.1.17.2024%20z%20dn.%2018.09.2024.pdf

https://bip.mzoizbarczewo.pl/pliki/Zarz%C4%85dzenie%20Nr%200050.1.27.2024.pdf

Informacja dla sygnalistów

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:

a) dedykowana skrzynka e- mailowa: sygnalista-mzoiz@barczewo.pl,

b) telefonicznie pod nr 89 514 83 46

c) osobiście u - Koordynatora ds. zgodności,

d) w formie listownej w zamkniętej kopercie bez danych nadawcy zgłoszenia na

adres: Miejski Zespół Oświaty i Zdrowia w Barczewie, 11-010 Barczewo, Plac

Ratuszowy 1 z dopiskiem na kopercie: „Z wyłącznym dostępem Koordynator

ds. zgodności -zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości”,

2. Jeżeli zgłoszenie dotyczy Koordynatora ds. zgodności sygnalista dokonuje

zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:

a) dedykowana skrzynka e- mailowa: mzoiz@barczewo.pl ,

b) telefonicznie pod nr 89 514 83 46,

c) osobiście u Dyrektora Miejskiego Zespołu Oświaty i Zdrowia w Barczewie,

d) w formie listownej w zamkniętej kopercie bez danych nadawcy zgłoszenia na

adres: Urząd Miejski w Barczewie, 11-010 Barczewo. Plac Ratuszowy 1, z

dopiskiem na kopercie: „Z wyłącznym dostępem dla Dyrektora Miejskiego

Zespołu Oświaty i Zdrowia w Barczewie - zewnętrzne zgłoszenie

nieprawidłowości”,

3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas

bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia

otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty

zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej

wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg

(sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i zatwierdzenia

przez jego podpisanie).

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od

chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione

podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest

prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o

naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia

zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1) W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa jednostka dokonuje wstępnej weryfikacji,

która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy

zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie

należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

2) W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania

jednostki, jednostka przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia

dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu

publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym

sygnalistę.

3) Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa jednostka odstąpi od przekazania

zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia

zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować sygnalistę, że

informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych,

w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia

przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać

przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

Jednostka pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w

szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść

rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

4) Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej

do zakresu działania jednostki, jednostka rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania

sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia

postępowania wyjaśniającego jednostka może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym

nadzorowanym.

5) W przypadku przyjęcia zgłoszenia jednostka potwierdza przyjęcie na podany przez Sygnalistę adres

kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia,

chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma

uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności

tożsamości sygnalisty.

6) W ramach postępowania, jednostka może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do

Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych

wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego

tożsamości, jednostka odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

7) Jednostka – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym

instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w

zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy

lub jednostki.

8) Jednostka może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy

będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto

istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem

tego naruszenia. Jednostka informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając

uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym

sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ

odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Jednostka przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia

przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od

dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i

powodów takich działań;

5. Zasady poufności

Jednostka budżetowa publiczna gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i

procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych

osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej , dotyczy informacji, na podstawie których można

bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego

tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby

wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku

informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia

27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa

dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym

obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi

prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi

prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie,

której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd

powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie

powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu

wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem

zgłoszeń zewnętrznych jest Dyrektor Miejskiego Zespołu Oświaty i Zdrowia w Barczewie.

Jednostka budżetowa publiczna przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do

przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Jednostka przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub

podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po

zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu

publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po

zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane,

chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub

spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Jednostka zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane.

Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu

ustalenia, że nie są niezbędne.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na

podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji

o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy

albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób,

których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista

nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej

tożsamości.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności

i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,

2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej

w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),

3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c)

RODO),

4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),

5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie

dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),

6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada

integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Administrator przekazuje sygnaliście na podstawie art. 13 RODO informację o zasadach przetwarzania

jego danych osobowych o następującej treści:

1. Administratorem danych osobowych sygnalisty jest Dyrektor Miejskiego Zespołu Oświaty i

Zdrowia w Barczewie (adres: ul. Plac Ratuszowy 1, 11-010 Barczewo, e-mail:

mzoiz@barczewo.pl nr tel. 89 514 83 46), zwany dalej określeniem „Administrator”.

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się, z wyznaczonym

przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną pod adresem e-mail:

iod@barczewo.pl, bądź pisemnie, kierując korespondencję tradycyjną na adres Administratora

podany w ust.1.

3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

1) art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia

27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej

RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.

o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń

zewnętrznych,

2) art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane

osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.

4. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W

związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do ich

przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom

zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności

administratora (np. dostawcy usług informatycznych, dostawcy oprogramowania do zgłaszania

naruszeń). Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym

administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ( np. kancelaria prawna –

jeżeli administrator zdecydował się na zewnętrzne przyjmowanie zgłoszeń). Dane osobowe

będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku

podejmowania działań następczych.

5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,

w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych

tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są

zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych

osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla

sprawy.

6. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania,

usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.

7. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony

Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana

dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą

podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.

9. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji

międzynarodowej.

7. Charakter działań następczych

Działania następcze jednostki polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny

prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa

będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie

kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu

odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury

przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Jednostka może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy

będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto

istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem

tego naruszenia. Jednostka informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając

uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym

sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest

stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec

Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż

przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do

celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa

Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również :

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w

szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej

Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w

organie. W tym celu należy skontaktować się z upoważnionym pracownikiem organu pod numerem

telefonu 89 514 83 46. Poufna porada prawna dostępna jest w siedzibie urzędu po wcześniejszym

umówieniu telefonicznym.

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym

odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych

osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia,

naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania

tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione

podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia

prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może

wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do

takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie

lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta

Jednostka zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń

wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu

prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a

Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego

prawa, że jest nierówno traktowany.

2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Podstawa prawna:

Art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów